En una empresa formal, en donde la situación de los trabajadores está regularizada, se requiere del uso de planillas. Estos elementos son registros contables que demuestran la relación entre el empleador y el empleado, su remuneración, beneficios y otros aspectos. Gestionar las planillas es una labor que requiere velar por el cumplimiento de todos los factores, desde su inscripción en las oficinas del Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo hasta el conocimiento de las multas al no incluirlas en la organización.
Es un proceso que incluye la inscripción de las planillas tanto en el régimen privado como público, los cálculos de impuesto a la renta que involucran y otros tipos de procesos. Además, se trata del manejo de remuneraciones, ingresos, contribuciones y tributos, detalles que favorecen tanto el orden y situación legal en la empresa, como la condición profesional de todos los empleados.
Otros factores a los que apunta la gestión de planillas son:
- El análisis de los beneficios para los colaboradores. Por ejemplo, están las gratificaciones, las vacaciones, registros electrónicos, compensación por tiempo de servicios (CTS), entre otros.
- Tipos de contratos y condiciones laborales (horas extras, sueldos, horarios, etc.).
- Las facultades que posee la compañía para la dirección del empleado.
- Realización de cálculos y análisis de liquidaciones en una situación de renuncia o despido del trabajador.
- Preparación ante auditorías. Se conoce, evalúa, prepara y declara toda la información manejada hasta el momento, para que el Estado no tenga dudas de que la empresa funciona correctamente y con todos los aspectos legales en orden.
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